ČTKHoci každý podnikateľ má svoj systém nakladania s poštou, faktúrami či objednávkami, štát chce tieto systémy regulovať a mať o nich prehľad.
 ILUSTRAČNÉ FOTO – ČTK
|
Hoci každý podnikateľ má svoj systém nakladania s poštou, faktúrami či objednávkami, štát chce tieto systémy regulovať a mať o nich prehľad. Snaží sa vraj zabrániť tomu, aby sa ničili dokumenty, ktoré by mohli do svojej opatery prevziať štátne archívy. O zmysle a spôsobe vedenia registratúry sme sa rozprávali s MÁRIOU MRÍŽOVOU z odboru archívov a registratúr sekcie verejnej správy na ministerstve vnútra.
V zákone sa pojmy definujú navzájom. Napríklad registratúrny záznam je podľa neho informácia evidovaná pôvodcom registratúry a pôvodca registratúry je osoba, z ktorej činnosti vzniká registratúra. Čo si má teda živnostník predstaviť pod pojmom registratúra?
Registratúra je súbor všetkých dokumentov súvisiacich s činnosťou právnických i fyzických osôb. Teda účtovné doklady, zmluvy, záznamy z porád, korešpondencia – v písomnej i elektronickej podobe. Zákon pôvodcovi registratúry nariaďuje vypracovať registratúrny plán a registratúrny poriadok. Registratúrny poriadok popisuje jednotlivé kroky pri manipulácii s dokumentmi – od ich prijatia, cez triedenie, ukladanie, zasielanie… Nie je to žiadna novinka, väčšina firiem má na to vytvorený v praxi fungujúci systém, tento systém len treba dať ľudovo povedané na papier, zoficiálniť ho formou internej smernice. Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín – napríklad všeobecné záznamy, obchodná agenda, ekonomická agenda, personálna agenda a podobne.
Vzťahuje sa povinnosť viesť registratúru na všetkých podnikateľov, aj keď nefungujú podľa zákona o živnostenskom podnikaní, teda aj umelcov, poisťovacích agentov, drobných pestovateľov?
Týka sa všetkých právnických a fyzických osôb – inštitúcií štátnej a verejnej správy, podnikateľov, živnostníkov, nadácií a i. Čiže všetkých subjektov, ktorým pri ich činnosti vzniká registratúra, teda rôzne dokumenty.
Musí podnikateľ evidovať aj dokumenty, ktoré prišli na jeho adresu, ale nesúvisia priamo s jeho podnikaním – napr. novoročné želania od obchodných partnerov či reklamné materiály?
To sú dokumenty, ktoré nesúvisia priamo s predmetom podnikania. Nie je teda potrebné evidovať ich v registratúre.
Podľa zákona má správu registratúry vykonávať osoba s aspoň úplným stredným vzdelaním. Znamená to, že drobný remeselník so základnou školou bude musieť zamestnať človeka na zakladanie papierov?
Zložitosť správy registratúry je priamo úmerná zložitosti členenia príslušného subjektu…
Komentáre k článku